Die Funktionalitäten von TrackWorld CRM im Überblick

Grundfunktionalitäten

Kontaktverwaltung

Firmenstammdaten und Ansprechpartner-Stammdaten getrennt verwaltbar
Beliebig viele Ansprechpartner pro Firma
Beliebige Kategorisierung von Kunden möglich (Kundengruppen, Gruppen für Mailing-Aktionen, etc.)
Komplette Kundenhistorie auf einen Blick
Beliebige Zusatzinformationen auf selbst erzeugten Reitern speicherbar
Verknüpfung von Kunden mit anderen Kunden, Dokumenten, Projekten und beliebigen anderen Datensatztypen
Volltextsuche oder Auswahlsuche in allen Datenfeldern

Aktivitätenverwaltung

Anzeige nach Aktivitätenart (Aufgabe, Telefonat, Termin, etc.)
Kategorisierung von Aktivitäten (Priorität, etc.)
Zuweisen von Aufgaben an Mitarbeiter
Nachverfolgung von zugewiesenen Aufgaben über Diskussionsfaden und Datensatzhistorie
ToDo-Listen nach beliebigen Kriterien auf Knopfdruck anzeigbar
Aktivitätenlisten nach Mitarbeiter sortiert für Teamleiter einsehbar

Terminplanung

Tages-, Wochen-, Monats-, Jahreskalender
Gruppentermine anlegbar
Listenübersicht über kommende Termine
Verknüpfung von Terminen mit beliebigen Informationen (z.B. Aufgaben, Kunden, Dokumente, etc.)
Kategorisierung von Terminen
Berechtigungskonzept voll auf Termine anwendbar
Delegierung von Terminen an Mitarbeiter

Dokumentenmanagement

Verknüpfung von Dokumenten mit beliebigen Datensatztypen (Projekt, Aufgabe, Kunde, Notiz, etc.)
Beliebige Kategorisierung von Dokumenten (Bericht, Angebot, Protokoll, etc.)
Vorschaufunktion für bekannte Dateiformate ohne Drittprogramm zu öffnen
Verschlagwortung von Dokumenten nach beliebigen Kriterien
Hierarchischer Thesaurus zur Dokumentenverwaltung anlegbar
Volltextsuche über Verschlagwortungskriterien oder Thesaurus
Dokumentenversand per E-Mail direkt aus dem Archiv

Statistik-/Reporting-Funktionen

Statistische Auswertungen als öffentlicher oder persönlicher Menüpunkt speicherbar
Statistik über gesamten Datenbestand oder über definierte Teilbereiche
Anzeige der Statistik in vordefinierten Diagrammen oder Standarddiagrammen
Auswahl aus vielen Diagrammtypen
Arithmetische Berechnungen über den Datenbestand (z.B. durchschnittliche Auftragshöhe)
List&Label als Reportgenerator im Auslieferungsumfang – Erstellung von detaillierten individuellen Reports

Projektmanagement

Alle Projektinformationen (Aufgaben, Teilnehmer, Dokumente, Notizen etc.) zentral im Zugriff
Bearbeitungshistorie von Aufgaben über Versionierung und Diskussionsfaden im Langtextfeld nachverfolgbar
Alle Projektinformationen untereinander beliebig verknüpfbar
Projektstatus auf Knopfdruck (Statistiken, offene Punkte, etc.)
Automatisch generierte ToDo-Listen nach frei definierbaren Kriterien (z.B. „meine offenen Aufgaben“)
Alle Projektmitglieder greifen auf den selben Datenbestand zu
Einfache Einbindung von Kunden ins Projekt-Team via HTTP-Zugriff

Suchfunktionen

Volltextsuche über ausgewählte oder alle Datensatzfelder mit Booleschen Operatoren
Auswahlsuche via Selektionsmaske nach bestimmten Datenwerten oder Wertekombinationen
Kombinierte Suchabfragen mit beliebig vielen Bedingungen möglich
Suchmöglichkeit über hierarchisch anlegbare Filter
Durchgeführte Suchen sind als öffentlicher oder persönlicher Menüpunkt speicherbar
Suche im gesamten Datenbestand oder Verfeinerung von Suchergebnissen mit neuen Suchbegriffen möglich

Workflow-Funktionalität

Workflow-Anlage im laufenden System ohne Programmieraufwand
Unterschiedliche Workflows für unterschiedliche Datensatztypen anwendbar
Gezielte Bearbeitungskontrolle über Statusverwaltung, Berechtigungskonzept und Regelassistent
Workflow-Kontrolle über mächtigen Regel-Assistenten - Regeln zur Laufzeit des Systems ohne Programmieraufwand einstellbar
Automatische E-Mail-Benachrichtigung bei selbst definierbaren Ereignissen
Bearbeitungs-Reihenfolge überwachbar (z.B. Schritt 2 darf erst ausgeführt werden, wenn Bedingung 1 erfüllt ist)
Einschränkung von Vorschlagswerten bei unterschiedlichen Bedingungen (z.B. wenn potenzielle Auftragshöhe einen bestimmten Betrag erreicht, darf nur die Geschäftsleitung als Kontaktperson ausgewählt werden)

Automatisierung

Automatische E-Mail-Benachrichtigung für definierte Ereignisse einstellbar
Automatische Generierung von persönlichen ToDo-Listen
Automatische Wertzuweisungen beim Erstellen und Bearbeiten von Datensätzen (z.B. Aufgaben einer bestimmten Art werden automatisch an den richtigen Bearbeiter zugewiesen)

Customizing

Alle Anpassungen sind zur Laufzeit des Systems ohne Programmieraufwand möglich
Freie Definition beliebiger Datensatztypen (z.B. Aufgabe, Dokument, Kontakt, Termin, Ihre Idee...)
Neuanlage von beliebig vielen Feldern für jeden Datensatztyp
Erstellung beliebiger benutzerspezifischer Anzeigelayouts für alle Datensatztypen
Erstellung von Verknüpfungen zwischen allen Datensatztypen
Erstellung von Workflow-Regeln für alle Datensatztypen (z.B. E-Mail-Benachrichtigung, Vorschlagswerte eingrenzen)
Definition von öffentlichen und persönlichen Aktionen (Menüpunkte) zum Erstellen, Anzeigen, Bearbeiten, Löschen und statistisch Auswerten von Datenbeständen
Definition der Zugriffsrechte auf Datensätze für Benutzer über Berechtigungskonzept und Mitgliedschaft in Benutzergruppen
Definition individueller Reportvorlagen über integrierten Reportgenerator List&Label
Erstellung eigener Projektvorlagen als Template (nur TrackWorld Enterprise)

Personalisierbarkeit

Persönliche Menüpunkte und Anzeigelayouts benutzerspezifisch einstellbar
Persönliche Startaktion beim Öffnen für jedes Projekt benutzerspezifisch einstellbar
Farben und Hintergrundbilder benutzerspezifisch wählbar
Zugriff auf Datensatztypen benutzerspezifisch über Berechtigungskonzept steuerbar
Zugriff auf öffentliche Menüpunkte und Anzeigelayout über Berechtigungskonzept steuerbar

Berechtigungskonzept

Berechtigungsverwaltung über Benutzergruppen
Berechtigung getrennt für alle Datensatztypen (Dokument, Aufgabe, Projekt, Kontakt, Termin, etc.) einstellbar
Getrennte Berechtigung für Erstellen, Anzeigen, Bearbeiten, Löschen, statistisch Auswerten von Datensätzen einstellbar
Berechtigungen jeweils nach allen vorhandenen Datensatzkriterien einschränkbar (Berechtigung auf Datensatzebene)
Benutzer können Mitglied in mehreren Benutzergruppen sein
Verfügbarkeit von Menüpunkten und Anzeigelayouts benutzergruppenspezifisch einstellbar
Berechtigung zum Erstellen von persönlichen Menüpunkten und Anzeigelayouts definierbar

Anbindung von Drittsystemen

Dokumentierte COM-Automatisierungsschnittstelle zur Anbindung von Drittsystemen
Dokumentierte COM-PlugIn-Schnittstelle zur individuellen Funktionserweiterung des TrackWorld-Clients
Standardisierte Datenkommunikation via HTTP / XML
Beliebige ODBC-fähige Datenbanken anbindbar

Enterprise Only

Zusatzfunktionalitäten TrackWorld Enterprise

Beliebig viele Projekte können parallel betrieben werden
Alle Projekte können als Projekt-Vorlage (Template für weitere Projekte) abgespeichert werden
Die parallel betriebenen Projekte können unterschiedliche Datensatztypen beinhalten
Es können beliebig viele Datensatztypen neu erzeugt werden
Es können alle verfügbaren TrackWorld-PlugIns eingebunden werden
Neue PlugIns können selbst erstellt werden
Voller Zugang zur belox-Community (Download und Integration aller verfügbaren TrackWorld-Anwendungen, Projekte, Datensatztypen, Layouts, Aktionen, Regeln, Kataloge)
Es können völlig neue, individuelle Anwendungen erstellt werden
Alle TrackWorld Box-Produkte können unter einer Oberfläche vereinigt werden

System-Informationen

Software-Architektur

Client/Server-Kommunikation via HTTP
XML als internes Datenformat
Datenhaltung in ODBC-fähigen Datenbanken möglich (MS Access Runtime Environment im Lieferumfang!)
Extrem generischer Kern für freie Konfiguration ohne Programmieraufwand
Dokumentierte Programmierschnittstelle (COM-Server) zur Anbindung von Drittsystemen und individueller Erweiterung des TrackWorld Clients
Serverseitiges Starten von Folgeprozessen via Batch-Scripts

Systemvoraussetzungen

TrackWorld Client

Hardware: Ab Pentium II, 300 MHz, 256 MB RAM, 20 MB freier Festplattenspeicher
Betriebssystem: Windows XP, 2000, NT 4.0 (ab Service-Pack 6 empfohlen)
Sonstige Software: Internet Explorer ab V. 5.5, Excel 2000 oder 97 für Statistik-Aktionen

TrackWorld Server

Hardware: Ab Pentium III 800 MHz, 512 MB RAM
Betriebssystem: Windows XP, 2000, NT 4.0 (ab Service-Pack 6 empfohlen)
Sonstige Software: Standardmäßig keine - Bei Verwendung einer SQL-Server Datenbank: MS SQL Server 2000 oder 7.0
Die angegebenen Werte können nur Richtwerte darstellen. Die Auslastung des Systems hängt von verschiedensten Faktoren ab (z.B. Anzahl der Datensätze, Anzahl der gleichzeitig eingeloggten Benutzer, Nutzungsintensität des Systems). Die Festplattengröße des Servers hängt von der Größe der Datenbank sowie der Anzahl und Größe des Dokumentenarchivs ab.

Lizenzmodell

a) Named User
Die Anzahl der Named User Lizenzen entspricht der Anzahl der persönlich eingerichteten LogIns

b) Concurrent User
Die Anzahl der Concurrent User Lizenzen entspricht der Anzahl von Benutzern, die gleichzeitig eingeloggt sein dürfen